Organisationsentwicklung: Mitarbeiter- und Bewerberumfragen einfach und mobil
Oliver Hamacher, Gründer HR Puls
In unserem Beitrag HR, Marketing und Mitarbeiterbindung erwähnten wir das Instrument der Mitarbeiterumfrage. Doch wie hat man das Ohr am Puls der Mitarbeiter? Dazu sprachen wir jetzt mit Oliver Hamacher, dem Gründer von HR Puls, einem Portal mit dem online sehr einfach vor-strukturierte Mitarbeiter- oder auch Bewerberumfragen durchgeführt werden können, das aber gleichzeitig konkrete Verbesserungsprojekte initiiert, die dann von den Mitarbeitern umgesetzt werden. HR Puls befähigt die Mitarbeiter, die Organisation selbst weiterzuentwickeln und ist somit ein Instrument der Organisationsentwicklung und zwar Bottom-Up!
HR Puls ist übrigens auch bei der HR Startup Tour dabei, die nächste Woche Mittwoch, dem 26. November 2014 in Hamburg startet. Wer also live rein hören will – einfach anmelden! Und unser Tipp: bis zum Ende lesen, denn dort gibt es für die Optimierung Ihres Bewerbungsprozesses noch ein kleines Schmankerl.
SEUBERT HR: Oliver, Du warst viele Jahre als Unternehmensberater tätig, hast dann aufgrund einer sehr persönlichen Erfahrung den Deutschen Pflegering gegründet, der Mitarbeiter bei der Vereinbarkeit von Beruf und Pflege unterstützt. Wie bist Du auf die Idee zu HR Puls gekommen?
Oliver Hamacher: Der Deutsche Pflegering arbeitet bundesweit mit mehr als 700 freien Beratern, die vor Ort die Lebens- und Pflegesituation der Pflegebedürftigen und Angehörigen beurteilen, um gemeinsam Lösungen zu erarbeiten. Diese Berater sind für uns sehr wichtig. Wir kennen Sie jedoch nicht alle persönlich, da wir einen telefonischen Rekrutierungsprozess einsetzen. Nur wenn unsere Berater wirklich zufrieden sind, machen sie einen guten Job. Dann sind auch unsere Kunden zufrieden. So ist die Idee zu HR Puls entstanden, denn wir wollten herausfinden wie es ihnen geht. Also haben wir eine Software entwickelt, die ein Stimmungsbild wiedergeben und sogar verbessern kann.
SEUBERT HR: Kannst Du uns einmal die grundlegende Funktionsweise von HR Puls beschreiben?
Oliver Hamacher: Das besondere von HR Puls ist, dass nicht nur der Ist-Zustand ermittelt wird, sondern, dass dieser Zustand aus der Organisation heraus verbessert wird. Das erreichen wir, indem wir nicht nur eine Befragung durchführen, sondern noch zwei weitere Phasen anschließen. Wenn wir heute Mitarbeiter fragen, ob sie schon einmal an einer Befragung teilgenommen haben, dann sagen viele ja. Bei der Frage, was dabei herausgekommen ist zucken die meisten mit den Achseln und auf die Frage was danach passiert ist, erhalten wir gar keine Reaktion mehr. Mit dem drei Phasen Modell von HR Puls eliminieren wir diese Kritikpunkte der klassischen Befragung und stellen sicher, dass alle Beschäftigte zu jedem Zeitpunkt an einem transparenten und demokratischen Prozess teilnehmen. So wird HR Puls zu einem Tool für die Organisationsentwicklung!
Die erste Phase ist die Befragung zu einem ganz speziellen Thema, z.B. physischer Arbeitsplatz. Es werden immer 5 Fragen mit jeweils 4 Kriterien gestellt. Hier könnten es Schreibtisch, Stuhl, PC, Telefon sein. Danach wissen wir, wie zufrieden der Mitarbeiter mit diesem Thema ist. Am Ende der Befragung gibt es eine Zusammenfassung der eigenen Antworten, um dem Mitarbeiter den Spiegel vorzuhalten nach dem Motto „Oh, es gibt ja auch Dinge, die mir sehr gut gefallen.“
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Phase 2 ist die Phase der Verbesserungsvorschläge. Der Mitarbeiter erhält zunächst eine Zusammenfassung aller Antworten und sieht das Stimmungsbild für den gesamten Standort oder die Abteilung, je nach Konfiguration. Zu den 3 Kriterien, die am schlechtesten bewertet wurden, können die Mitarbeiter Verbesserungsvorschläge abgeben. Er kann andere Vorschläge „liken“ oder selbst einen Vorschlag machen. Der vom Mitarbeiter positiv bewertete Vorschlag steigt im Ranking. Zugleich fragt das System nach der Bewertung, ob man bei der Umsetzung mitmachen möchte, dadurch bilden sich Teams. Macht man selbst einen Vorschlag, muss Zeit und Aufwand geschätzt werden, um auch den unternehmerischen Blickwinkel einzubringen. So fallen Vorschläge, wie 1000 EUR mehr Gehalt für alle automatisch raus.
Bei diesem Prozess entwickelt sich schnell eine Eigendynamik. Die Teams fangen an offline in der Küche für ihre Vorschläge Werbung zu machen. Letztlich braucht man keinen aufwendigen Top Down Change Prozess mehr. Dieser Ansatz ist 100% Bottom Up, transparent und demokratisch, der Traum eines jeden Vorgesetzten: die Mitarbeiter ergreifen die Initiative. Dass dies tatsächlich funktioniert, belegt eine Studie der Universität Hamburg, die im Rahmen einer Masterarbeit durchgeführt wurde.
In Phase 3 geht es dann um die Umsetzung. Vorschläge werden durch den Vorgesetzten freigegeben. Wenn er die Gewinner nicht freigibt, muss er dies begründen und eventuell zweitplatzierte Vorschläge wählen. Er kann auch das eine oder andere Team verändern. Schließlich kann über HR Puls der Projektfortschritt vom Team dokumentiert werden, Berichte können veröffentlicht, Photos hochgeladen werden. So weiß jeder Mitarbeiter was gerade im Unternehmen passiert. Nicht nur die Zufriedenheit, sondern auch die Beteiligung steigt, denn jetzt wird sichtbar, warum es sich lohnt in den ersten beiden Phasen mitzumachen.
SEUBERT HR: Für welche Felder gibt es bereits Umfragen, kommen noch weitere hinzu und kann man auch individuelle Umfragen erstellen?
Oliver Hamacher: Die Themenbereiche unserer Umfragen sind aus Studien abgeleitet. Derzeit gibt es Umfragen zu folgenden Bereichen: Vorgesetzter, Arbeitsklima, Arbeitsaufgaben, physischer Arbeitsplatz und Work Life Balance. Aus den jetzt laufenden Umfragen haben wir gesehen, dass Kommunikation und Arbeitsabläufe eine wichtige Rolle spielen. Daher werden wir diese beiden Themen entwickeln und hinzufügen. Wir tun das immer gemeinsam mit Psychologen und Personalleitern, damit wir die für die Erfassung der maßgeblichen Messwerte relevanten Fragen stellen.
Neben diesen Standard HR Puls Fragen haben wir Sonderthemen: die Befragung von Bewerbern, von neuen Mitarbeitern zum Onboarding, von ausscheidenden Mitarbeitern (viele Unternehmen wissen gar nicht, warum wertvolle Fachkräfte gehen) von Rückkehrern, z.B. nach Elternzeit, Sabbatical oder Auslandsaufenthalt, um herauszufinden wie die Kommunikation während der Abwesenheit war bzw. wie die Wiedereingliederung gelaufen ist. Und schließlich die Befragung zum Thema Training: war es sinnvoll investierte Zeit, hat das Training geholfen?
Diese sofort einsetzbaren Umfragen kann man jederzeit durch eine Zusatzfrage erweitern, oder aber eine komplette Sonderbefragung erstellen, wie es einige unserer Kunden z.B. zu den Themen Beruf und Familie oder Mobilität getan haben, wenn sie diesbezüglich neue Angebote einführen wollten. Grundsätzlich empfehlen wir die Befragung nicht zu verändern, da man dadurch Benchmarking betreiben kann, innerhalb der eigenen Organisation oder zwischen unseren Kunden.
SEUBERT HR: Welches erfolgreiche Kundenbeispiel ist Dir besonders im Gedächtnis geblieben? Vielleicht eines aus dem Bereich Bewerbererfahrung, das wird die Leser dieses Blogs sicherlich besonders interessieren.
Oliver Hamacher: Ein Kunde befragt alle Bewerber mit HR Puls. Bereits während des Bewerbungsgesprächs erhält dieser eine Einladung zur Befragung per Mail. Alternativ kann zur Befragung auch über eine Karte mit QR Code oder URL eingeladen werden. Hauptsache, die Einladung ist persönlich! Wir stellen uns nun den Bewerber vor, wie er nach dem Gespräch auf der Heimfahrt in der S-Bahn seine Mails auf dem Smartphone checkt, total überrascht ist, dass er so direkt nach Feedback gefragt wird und noch viel überraschter ist, dass die Befragungsmaske auf seinem Smartphone funktioniert und es sogar Spaß macht diese auszufüllen, denn alle Befragungen auf HR Puls sind von der User Experience her für alle mobilen Endgeräte optimiert.
Das hat für unseren Kunden zwei sehr positive Effekte. Zum einen erhält dieser konkrete Informationen zum Bewerbungsprozess, wie z.B. über die Dauer bis zu einem konkreten Feedback für den Bewerber oder die Dauer bis zu einer Gesprächseinladung. Aber vor allem hat es dazu geführt, dass die Anzahl und Qualität der Bewerbungen deutlich gestiegen ist. Das hat auch uns überrascht. Letztendlich ist es auf Empfehlungen zurückzuführen. Freunden und Bekannten wird von der Bewerbung und auch von dem Erlebnis in der S-Bahn mit der Feedback Anfrage erzählt und diese denken sich, wenn die so professionell im Bewerbungsprozess sind, dann bewerbe ich mich auch mal. Unser Kunde hat damit ein positives Unterscheidungsmerkmal zu Wettbewerbern geschaffen.
SEUBERT HR: Wie einfach ist die Handhabung und was brauchen Unternehmen, um loslegen zu können, abgesehen von einem – ich meine vergleichsweise kleinen – Budget?
Oliver Hamacher: Wir verfolgen einen Full Service Ansatz, um möglichst wenig Aufwand bei unseren Kunden zu verursachen. Wir liefern eine schlüsselfertige Lösung und entsprechenden Service drum herum, wenn es z.B. darum geht, einen User anzulegen oder das Logo hochzuladen, Flyer, Druckvorlagen oder Präsentationen für eine in-House Kampagne zu erstellen. Im Grunde muss man sich nur mit Name und Mail Adresse registrieren und es kann losgehen! Natürlich unterstützen wir durch Workshops oder Beratungsgespräche, wenn dies gewünscht ist.
Voraussichtlich bis zum Jahresende läuft eine Aktion, bei der Unternehmen zum Kennenlernen unsere Bewerberbefragung kostenlos 30 Tage lang testen können. Generell können Einzelthemen zur Befragung gebucht werden. Möchte man das komplette Leistungspaket nutzen (alle oben beschriebenen Umfragen), so zahlen Unternehmen bis 100 Mitarbeiter 500 EUR/Monat. Im Vergleich zu Kosten der Personalentwicklung oder Mitarbeiterrekrutierung ein wahres Schnäppchen.
SEUBERT HR: Vielen Dank Oliver für diese interessanten Einsichten in Euer Tool. Wir sehen uns nächsten Mittwoch in Hamburg bei der HR Startup Tour. Bis dahin weiter viel Erfolg!
